Tổng hợp thông tin cần biết về mẫu phiếu thu

Print Friendly, PDF & Email

Không chỉ đối với những người làm trong lĩnh vực kế toán, phiếu thu còn là loại giấy lưu thông phổ biến, quen thuộc với nhiều đối tượng khác. Bởi nó không chỉ được sử dụng trong các công ty, doanh nghiệp mà còn được sử dụng trong nhiều công việc hàng ngày. Vì vậy, có Hình thức thu thập cách thức và cách ghi biên lai? Đừng bỏ qua bài viết dưới đây để biết mọi thông tin về mẫu phiếu thu nhé.

I. Các loại biên nhận phổ biến nhất

Theo thông tư ban hành hiện nay, có 3 loại biên lai phổ biến và được sử dụng nhiều nhất:

1. Mẫu phiếu thu được ban hành theo Thông tư 200 của Bộ Tài chính ngày 22 tháng 12 năm 2014

Phiếu thu theo Thông tư 200 của Bộ Tài chính
Phiếu thu theo Thông tư 200 của Bộ Tài chính

Biên lai tải xuống được phát hành theo Thông tư 200 của Bộ Tài chính

2. Phiếu thu kèm theo Thông tư 133 của Bộ Tài chính ngày 26/8/2016

Phiếu thu được phát hành theo Thông tư số 133/2016 của Bộ Tài chính
Phiếu thu được phát hành theo Thông tư số 133/2016 của Bộ Tài chính

Phiếu thu được phát hành theo Thông tư số 133/2016 của Bộ Tài chính

3. Mẫu phiếu thu được ban hành kèm theo Quyết định số 48 ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài chính.

Biên lai ban hành kèm theo Quyết định số 48 của Bộ Tài chính
Biên lai ban hành kèm theo Quyết định số 48 của Bộ Tài chính

Biên lai ban hành kèm theo Quyết định số 48 của Bộ Tài chính

II. Biên lai là gì?

Đúng như tên gọi của mình, phiếu thu được biết đến là một loại phiếu thu để thủ quỹ, kế toán dùng làm căn cứ thu tiền hoặc ghi phiếu thu, ghi sổ quỹ.

Để thuận tiện cho việc sử dụng, phiếu thu thường được đóng thành tập, có đánh số thứ tự trên mỗi tập, mỗi phiếu thu vào sổ và thường được sử dụng trong 1 năm. Thủ quỹ và kế toán ghi phiếu thu theo thứ tự và có thể xuất phiếu thu nếu cần. Số lượng phiếu thu phải được đánh số liên tục, không ngắt quãng trong một kỳ kế toán.

Phiếu thu thường xuyên được sử dụng trong các cơ quan, công ty, doanh nghiệp để làm căn cứ thu tiền khi giao dịch tiền mặt, ngoại tệ nộp vào quỹ. Bất kể tiền Việt Nam hay ngoại tệ được sử dụng vào quỹ đều phải lập biên bản chứng từ.

Mẫu phiếu thu 01-TT ban hành kèm theo Thông tư 133/2016 / TT-BTC
Mẫu phiếu thu 01-TT ban hành kèm theo Thông tư 133/2016 / TT-BTC

Phiếu tiếp nhận tải xuống Mẫu 01- TT ban hành kèm theo Thông tư 133/2016 / TT-BTC

III. Mục đích và tác dụng của biên lai

1. Biểu mẫu được sử dụng trong nhiều trường hợp

Phiếu thu thường xuyên được sử dụng trong các cơ quan, công ty, doanh nghiệp làm căn cứ thu tiền khi giao dịch tiền mặt, ngoại tệ nộp vào quỹ. Bất kể tiền Việt Nam hay ngoại tệ được sử dụng vào quỹ đều phải lập biên bản chứng từ.

Mục đích của biên lai là gì?
Mục đích của biên lai là gì?

Đối với trường hợp giao dịch bằng ngoại tệ, thủ quỹ hoặc kế toán phải kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” kèm theo phiếu thu trước khi nhập quỹ công ty, xí nghiệp.

Mỗi lần giao dịch, phiếu thu tiền phải được ghi thành 3 liên hay còn gọi là 3 liên. Trong đó, 1 liên gửi lại người nộp, 1 liên lưu vào sổ thu, liên còn lại lưu tại nơi lập phiếu thu.

Kế toán, thủ quỹ khi ghi phiếu phải ghi đầy đủ thông tin trên phiếu gồm tên đơn vị, bộ phận thanh toán, ngày tháng năm nộp, số sổ, số trang theo đúng quy định và đảm bảo. nói chính xác. Đây là cơ sở pháp lý trong quá trình thu – chi hoặc giao dịch khi cần thẩm tra, xác minh. Ngoài ra, trong một số trường hợp, phiếu thu còn có thể được sử dụng để thanh toán tiền cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa.

2. Tác dụng của biên lai

Tác dụng chính của phiếu thu là làm căn cứ xác nhận số tiền đã nộp vào quỹ nên 3 mẫu trên không có sự chênh lệch quá nhiều. Tùy vào mục đích sử dụng và nhu cầu, nhiệm vụ của mình mà các cơ quan, doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức biên lai phù hợp nhất để đảm bảo sự thuận tiện trong quá trình sử dụng. Kế toán hoặc thủ quỹ chịu trách nhiệm về công tác thu, chi trong từng cơ quan, doanh nghiệp cần thực hiện việc ghi chép theo quy chế đã ban hành.

Phiếu được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau
Phiếu được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau

Mẫu biên nhận là một tài liệu phổ biến. Do Bộ tài chính ban hành đảm bảo đúng tiêu chuẩn nên bạn có thể dễ dàng tải mẫu biên lai trên mạng về sử dụng. Hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp đều sử dụng phiếu thu trong các giao dịch tài chính. Bởi vì nó rất phổ biến và dễ sử dụng, nó trong suốt. Phiếu thu phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan như giám đốc, kế toán trưởng, người nộp tiền, người ký phát, thủ quỹ để đảm bảo trách nhiệm giải trình khi có sai sót, vướng mắc.

IV. Trình bày biểu mẫu thu thập

1. Trình bày phiếu thu là gì?

Trong mẫu đơn trình bày nội dung như sau:

  • Ở góc trên cùng bên trái của biên lai là vị trí đặt tên và địa chỉ hoặc nhiệm vụ của tổ chức.
  • Mỗi phiếu ghi phải có các thông tin như khối lượng, số phiếu, ngày, tháng, năm ghi.
  • Thông tin người thanh toán bao gồm tên đầy đủ và địa chỉ phải được cung cấp. Và ghi chép chính xác để có cơ sở đối chiếu, liên hệ khi có sự cố.
  • Lý do thanh toán phải ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu.
  • Số tiền được thanh toán bằng cả số và chữ và có đơn vị tiền tệ rõ ràng.
  • Số lượng tài liệu gốc đã nộp cũng phải được ghi vào biên lai.
Biên lai phải có đầy đủ thông tin cần thiết
Biên lai phải có đầy đủ thông tin cần thiết

2. Lưu ý khi xuất trình nội dung giấy biên nhận

Mỗi lần có giao dịch, phiếu thu phải được ghi thành 3 liên hay còn gọi là 3 liên. Liên danh sẽ phải có chữ ký của tất cả các bên liên quan kể cả người nộp tiền, sau đó giám đốc, kế toán trưởng sẽ xem xét và ký duyệt. Cuối cùng kế toán sẽ chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập kho, đồng thời thủ quỹ cũng cần ký nhận.

Sau khi kiểm tra đã đủ số tiền, thủ quỹ sẽ ghi số tiền thực nhập (bằng số và bằng chữ) vào Phiếu thu. Trong đó, 1 trái phiếu sẽ được gửi lại cho người nộp tiền. 1 bản còn lại lưu vào sổ thu, bản còn lại lưu tại nơi thu. Sau tất cả các giao dịch trong vòng 1 ngày. Nhân viên thu ngân sẽ phải chuyển toàn bộ phiếu thu có chứng từ gốc cho bộ phận kế toán. Để lưu vào sổ kế toán làm tài liệu lưu trữ khi có những vấn đề cần thiết xuất trình.

V. Phương thức và trách nhiệm ghi biên lai

Để ghi được hồ sơ chính xác, bạn cần tìm hiểu các thông tin sau:

  • Trên góc trên cùng bên trái của biên lai là nơi ghi tên và địa chỉ hoặc nghĩa vụ của đơn vị: đúng, đầy đủ và rõ ràng.
  • Phiếu thu thường được đóng thành từng quyển để sử dụng trong 1 năm. Và được đánh số để đảm bảo dễ dàng quản lý và tìm kiếm khi cần thiết. Mỗi biên lai phải có các thông tin như số lượng, số vé, ngày, tháng, năm nhận. Số lượng phiếu thu phải được đánh dấu liên tục, không bị gián đoạn trong từng kỳ kế toán.
  • Họ tên, địa chỉ của người nộp tiền: ghi rõ ràng, chính xác để tiện liên hệ nếu cần khi có vướng mắc.
  • Về phần “Lý do thanh toán” ghi rõ ràng, ngắn gọn nội dung thanh toán. Ví dụ: Thu tiền bán hàng, thu tiền sản phẩm, thu tiền tạm ứng, …
  • Về “Thành tiền”: ghi cả bằng chữ và số kèm theo đơn vị tiền tệ rõ ràng là VND hoặc USD …
  • Số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu thu cũng phải được thủ quỹ ghi lại.
Giấy biên nhận phải có chữ ký của tất cả những người có trách nhiệm
Giấy biên nhận phải có chữ ký của tất cả những người có trách nhiệm

Giấy biên nhận phải có chữ ký của tất cả những người có trách nhiệm

Một số lưu ý khi ghi biên lai:

  • Nếu số thu bằng ngoại tệ thì phải có bảng tỷ giá quy đổi tổng ra đồng Việt Nam cho chính xác về số và chữ.
  • Nếu trái phiếu gửi ngoài công ty, xí nghiệp thì phải đóng dấu xác nhận.

BỞI VÌ. Những lưu ý khi lập biên lai

Người làm hóa đơn cần lưu ý những điều sau để tránh sai sót hoặc rủi ro.

  • Khi lập phiếu thu, mọi thông tin trên phiếu phải được thủ quỹ / kế toán ghi đầy đủ, chính xác, tránh sai sót.
  • Số tiền thu được phải được ghi cả số và bằng chữ để đảm bảo tính chính xác, tránh nhầm lẫn.
  • Các giấy tờ, tài liệu gốc kèm theo biên lai sẽ giúp dễ dàng quản lý và sử dụng. Đảm bảo minh bạch trong việc giám sát thu chi của các cơ quan, doanh nghiệp.
  • Khi viết phiếu thu, tránh tẩy xóa. Cần chú ý đến cách trình bày cả về nội dung. Vì mỗi doanh nghiệp, cơ quan sẽ sử dụng một mẫu phiếu thu khác nhau.
Lưu ý những vấn đề quan trọng để nắm bắt đầy đủ phiếu bầu
Lưu ý những vấn đề quan trọng để nắm bắt đầy đủ phiếu bầu

Lưu ý những vấn đề quan trọng để nắm bắt đầy đủ phiếu bầu

VII. Một số sai lầm khi lập biên lai

1. Về chứng từ

Quá trình phê duyệt nhận bị lỏng lẻo. Thiếu chặt chẽ và không tuân theo quy trình đã đề ra.

  • Số phiếu thu được còn thiếu.
  • Phiếu thu không đúng quy định. Thiếu dấu và chữ ký của các bên liên quan như thủ quỹ, kế toán trưởng, giám đốc, người nộp tiền)
  • Không nhập đầy đủ cả số và chữ. Dòng chữ “Đã nhận đủ số tiền bằng chữ”
  • Không có tài liệu hỗ trợ gốc hoặc tài liệu hỗ trợ không hợp lệ. Vé chưa được đánh số hoặc viết sai chính tả.
  • Các tài liệu gốc kèm theo không hợp lý về mặt thời gian.
  • Tài liệu gốc đính kèm bị thiếu.

2. Về sách

Khi lập phiếu thu, một số vướng mắc hoặc sai sót về sổ sách như sau:

  • Các biên bản thu tiền thiếu chữ ký của thủ quỹ, kế toán trưởng và giám đốc.
  • Không có hiệp hội hàng tồn kho để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
  • Số tiền trên biên lai và hồ sơ không khớp nhau.
  • Doanh thu vượt quá giới hạn quy định tài chính và phát sinh. Vì vậy, nhiều trường hợp thu tiền trước và sau ngày khóa sổ.
  • Có nhiều quỹ thu tiền mặt.
  • Việc hạch toán séc trước khi thu tiền dẫn đến tồn quỹ tiền mặt.

Mẫu phiếu thu là một hình thức phổ biến trong các cơ quan, doanh nghiệp tại Việt Nam. Vì vậy, kế toán hay thủ quỹ cần lưu ý khi chuẩn bị để tránh sai sót.