Mẫu phiếu gửi hàng mới nhất 2020 và cách làm sao cho chính xác nhất

Print Friendly, PDF & Email

Phiếu xuất kho là loại giấy chúng ta thường thấy. Đặc biệt là những người bán hàng, người giao hàng… Phiếu xuất kho gồm những gì? Nghĩa là gì? Để bạn đọc hiểu rõ hơn, chúng tôi sẽ giải đáp những thắc mắc đó. Đồng thời chia sẻ các mẫu phiếu giao hàng được sử dụng nhiều hiện nay.

I. Những vấn đề cần hiểu phiếu giao hàng

Cần phải hiểu rõ về phiếu xuất kho để sử dụng đúng mục đích. Ngoài ra, nó còn giúp cho việc lập phiếu xuất kho chính xác hơn.

1. Phiếu giao hàng là loại phiếu gì?

Hiểu một cách đơn giản, phiếu xuất kho là một tờ giấy, một phương tiện để đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng xác minh rằng việc giao hàng đã được thực hiện. Khi giao hàng cho khách, người nhận sẽ được giao phiếu này. Trong phiếu sẽ có thông tin liên quan đến sản phẩm mà khách hàng.

Báo hiếu là gì?
Báo hiếu là gì?

Khách hàng sẽ kiểm tra hàng hóa, điền đầy đủ thông tin vào phiếu và ký nhận hàng. Thường thì phiếu sẽ gồm 2 liên, liên 1 giao cho người nhận. Còn lại bên giao hàng sẽ giữ lại để làm phương tiện tham khảo sau này nếu có vấn đề gì xảy ra.

2. Thông tin yêu cầu trên phiếu giao hàng

Trong phiếu xuất kho cần có đầy đủ các thông tin liên quan đến nhà cung cấp, thông tin về sản phẩm. Đây cũng là một phần cơ sở để đối chiếu và xác nhận nếu có thắc mắc, vấn đề phát sinh sau này.

Thông tin phải có trên phiếu giao hàng
Thông tin phải có trên phiếu giao hàng

Thông tin cần được đảm bảo bao gồm:

  • Thông tin về đơn vị cung cấp sản phẩm, dịch vụ: Tên đơn vị, cách thức liên hệ, địa chỉ.
  • Người nhận: Họ và tên, số điện thoại, địa chỉ
  • Thông tin sản phẩm: Tên, mã hàng, số lượng, đơn giá, tổng doanh thu …
  • Lưu ý: Nơi hiển thị nội dung yêu cầu nhận xét thêm về đơn hàng. Ví dụ, hàng dễ vỡ …
  • Phần chữ ký: Chữ ký của người nhận, người lập phiếu …

3. Phiếu xuất kho là gì?

Vậy, mục đích của việc lập phiếu xuất kho là gì? Có ảnh hưởng gì đến doanh nghiệp và người nhận không?

Phiếu giao hàng là gì?
Mục đích của phiếu xuất kho là gì?
  • Hiển thị tất cả các nội dung của đơn đặt hàng. Bao gồm người nhận ở đâu, sản phẩm là gì …
  • Việc kiểm tra hàng hóa của người nhận cũng dễ dàng và minh bạch hơn.
  • Tránh sai sót, nhầm lẫn khi giao hàng. Giao hàng thuận tiện hơn nhiều.
  • Việc quản lý sản phẩm kinh doanh cũng dễ dàng hơn rất nhiều.
  • Phiếu xuất kho còn giúp doanh nghiệp có sự chuyên nghiệp và cẩn thận.

4. Vậy phiếu xuất kho có hợp lệ không?

Với nhiệm vụ của phiếu xuất kho là để người nhận dễ dàng kiểm tra đơn hàng gồm những gì, giá cần thanh toán và ký xác nhận đã nhận đủ hàng. Trước khi thanh toán, người nhận hàng cần kiểm tra đầy đủ xem sản phẩm có đúng như đơn đặt hàng hay không như số lượng, chất lượng, tình trạng sản phẩm theo yêu cầu. Nếu đúng thì có thể thanh toán, ngược lại có thể bị từ chối và có thể bị yêu cầu không chấp nhận đơn hàng.

Phiếu giao hàng hợp lệ?
Phiếu giao hàng hợp lệ?

Trong trường hợp đã thanh toán, có thể chủ động liên hệ với nhà cung cấp để thông báo tình trạng đơn hàng nhưng yêu cầu đã được giải quyết, từ đó hai bên thống nhất. Còn đối với trường hợp sản phẩm có giá trị lớn thì cần có các giấy tờ đi kèm như giấy bảo hành, hóa đơn VAT… giúp người mua dễ dàng đối chiếu.

Suy cho cùng, phiếu giao hàng không hợp pháp, nó chỉ làm cho việc chuyển phát trở nên dễ dàng. Đối với người nhận hàng cần kiểm tra hàng trước khi nhận. Sau khi ký xác nhận, người nhận hàng đã xác nhận hàng đã được nhận đầy đủ. Nếu các thiếu sót được phát hiện vào một ngày sau đó, có thể tranh chấp với nhà cung cấp. Tuy nhiên, phiếu giảm giá cũng có trách nhiệm đối chiếu. Đó là lý do tại sao người nhận hàng nên giữ lời đề nghị.

II. Quy trình nhận phiếu xuất kho

Trước khi thanh toán tiền hàng, người nhận cần đối chiếu xem hàng hóa mình nhận có khớp với thông tin ghi trên vé hay không. Bao gồm số lượng, chất lượng và tình trạng của sản phẩm theo yêu cầu hoặc không. Nếu tất cả đều đạt yêu cầu, người nhận có thể tiến hành thanh toán và ký xác nhận. Ngược lại, nếu sản phẩm có sai sót, thiếu hụt, người nhận có thể từ chối đổi trả và không nhận đơn hàng.

Quy trình nhận phiếu xuất kho
Quy trình nhận phiếu xuất kho

Trường hợp người mua đã thanh toán tiền hàng trước, khi nhận hàng có thể chủ động liên hệ ngay với nhà cung cấp để thông báo về tình trạng đơn hàng và yêu cầu được giải quyết.

Còn đối với những trường hợp hàng hóa có giá trị lớn, người bán nên cung cấp thêm các giấy tờ cần thiết như giấy bảo hành, hóa đơn VAT… để giúp người mua đối chiếu dễ dàng hơn.

III. Cách tạo phiếu xuất kho excel cơ bản

Phiếu xuất kho excel về cơ bản là một phiếu giao hàng đơn giản, rõ ràng và đầy đủ các thông tin cần thiết cho việc vận chuyển và nhận hàng giữa hai bên. Trước hết, một phiếu xuất kho excel cơ bản cần có các thông tin sau:

tạo biểu mẫu phân phối excel cơ bản
tạo biểu mẫu phân phối excel cơ bản

1. Thông tin đơn vị vận chuyển

Thông thường thông tin này sẽ được đặt ngay đầu phiếu xuất kho trên excel để người nhận hàng có thể nắm bắt ngay thông tin đơn hàng. Thông tin này sẽ bao gồm tên, trụ sở chính, đường dây nóng hoặc số điện thoại liên hệ hoặc thậm chí số fax hoặc email nếu cần. Ngoài ra, nếu nhà vận chuyển có logo, hình ảnh thương hiệu thì nên đặt bên cạnh tên vận chuyển để tăng thêm sự nổi bật cho đơn hàng xuất excel.

2. Phiếu giao hàng thời gian giao hàng

Đây cũng là một trong những thông tin rất quan trọng trong phiếu giao hàng để biết được đơn hàng của bạn được phát sinh vào thời điểm nào, ngày để đối chiếu với phí giao hàng mà khách hàng phải trả và hơn thế nữa. , trong những trường hợp bất ngờ như mất hàng hoặc vận chuyển lâu, có thể dùng thời gian này để giải quyết sự cố.

3. Thông tin về khách hàng và người nhận

Khi giao hàng, bạn phải biết vận chuyển cho ai và với mục đích gì, vì vậy thông tin về khách hàng và người nhận là vô cùng quan trọng. Thông tin này sẽ bao gồm tên khách hàng và người nhận hàng, địa chỉ giao hàng, số điện thoại liên hệ để giao hàng hoặc trong một số trường hợp, giải thích về việc bán hàng đã được thực hiện hay đã thu thập. Nắm bắt được thông tin này, các đơn vị vận chuyển cũng nên xác minh từ nhiều phía để đảm bảo thông tin này hoàn toàn chính xác trong trường hợp khách hàng cung cấp sai địa chỉ, sai số điện thoại, làm chậm đơn hàng, thậm chí là vỡ hàng gây thiệt hại cho doanh nghiệp vận chuyển.

4. Danh sách hàng hóa đã giao

Danh sách hàng hóa được giao phải có một số thông tin cơ bản. Như tên hàng, số lượng, đơn vị tính, ghi chú,… Ngoài ra tùy mục đích đặt hàng. Nhà vận chuyển hoàn toàn có thể bổ sung thêm các thông tin khác như giá cả, số tiền hay thuế,… Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể linh hoạt trong quá trình xây dựng danh sách này. Tùy theo nhu cầu của bạn và người nhận hàng. Mặt khác, đây là thông tin vô cùng quan trọng liên quan đến việc kiểm kê hàng hóa sao cho khớp và chính xác. Vì vậy cần tính toán kỹ lưỡng giữa hai bên để tránh gây ra những sai sót không đáng có.

5. Ký xác nhận

Đây cũng là một trong những thông tin quan trọng nhất để xác định ai là người tham gia vào việc vận chuyển hàng hóa. Thông thường, thông tin này cần có sự xác nhận của hai người, đó là người giữ cửa hàng và người nhận hàng. Tùy từng công ty bạn cũng hoàn toàn có thể thêm bớt như bộ phận kinh doanh, nhân viên kế toán, người giao hàng… để đảm bảo quyền lợi của bản thân cũng như khách hàng.

Đã ký chứng nhận
Đã ký chứng nhận

IV. Hình thức giao hàng được sử dụng nhiều nhất

Dưới đây là các mẫu phiếu xuất kho được sử dụng phổ biến nhất. Bạn đọc có thể tham khảo để dễ dàng đưa ra bình chọn cho doanh nghiệp, cửa hàng của mình.

Hình thức giao hàng được sử dụng nhiều nhất
Hình thức giao hàng được sử dụng nhiều nhất

Hi vọng rằng với những chia sẻ vừa rồi của chúng tôi. Bạn đọc đã hiểu rõ hơn về mục đích cũng như phiếu xuất kho. Bạn có thể tham khảo phiếu xuất kho mà chúng tôi chia sẻ. Từ đó có thể dễ dàng đưa ra những bình chọn phù hợp cho doanh nghiệp của mình.