Hướng dẫn cách tạo chữ ký gmail đơn giản cho người chưa biết

Print Friendly, PDF & Email

Nhu cầu sử dụng gmail để trao đổi các vấn đề học tập và công việc của con người ngày càng cao. Tạo chữ ký Gmail sẽ cung cấp cho bên kia một số thông tin khác, đồng thời tăng tính chuyên nghiệp của bạn. Chính vì vậy trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết các bạn cách tạo chữ ký gmail bằng phần mềm và không sử dụng phần mềm. Xin vui lòng tham khảo.

I. Vai trò của chữ ký Gmail

Ngày nay, gmail đã trở thành công cụ được nhiều người sử dụng. Ở cơ quan hay trường học, chúng ta đều sử dụng gmail để trao đổi thông tin. Tạo chữ ký Gmail có nhiều vai trò quan trọng, đối với cả người dùng cá nhân và tập thể.

Chữ ký gmail thường xuất hiện ở cuối gmail, chứa thông tin quan trọng. Chữ ký Gmail có nhiều vai trò hơn chữ ký thư giấy thông thường. Chúng ta chỉ dành thời gian để tạo chữ ký lần đầu, những lần sau, cuối mỗi gmail, chữ ký sẽ được tự động thêm vào.

Đọc thêm:

1. Vai trò của chữ ký gmail đối với cá nhân

Chữ ký Gmail giúp người gửi tạo dấu ấn cá nhân với người nhận gmail. Đồng thời, chữ ký gmail giúp người nhận cảm thấy chuyên nghiệp.

Vai trò của chữ ký Gmail đối với cá nhân
Vai trò của chữ ký Gmail đối với cá nhân

2. Vai trò của chữ ký đối với tập thể

Không chỉ có vai trò đối với mỗi cá nhân, chữ ký gmail còn có tác dụng rất lớn đối với tập thể, doanh nghiệp, bởi nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động marketing.

Vai trò của chữ ký Gmail với doanh nghiệp
Vai trò của chữ ký Gmail với doanh nghiệp

Đối với tập thể, vai trò của chữ ký này bao gồm:

  • Có tác dụng nhấn mạnh, tạo điểm nhấn và tạo dấu ấn cho những thư mời, lời mời gửi đến đối tác
  • Giúp người nhận hiểu, biết và chính xác hơn thông tin của người gửi gmail
  • Chữ ký gmail đóng vai trò giống như quảng cáo, giúp người đọc tiếp nhận thông tin một cách thoải mái, không gây khó chịu về người gửi muốn truyền tải.

II. Cách tạo chữ ký Gmail chuyên nghiệp

Khi sử dụng gmail, chúng ta nên biết cách tạo chữ ký để gửi đến người nhận, thể hiện sự chuyên nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về 3 cách phổ biến nhất để tạo gmail.

1. Cách tạo chữ ký gmail không cần dùng phần mềm

Nhiều người không thích sử dụng bất kỳ phần mềm nào để thực hiện công việc tạo chữ ký gmail. Các bước tạo chữ ký không cần thông qua phần mềm thực ra khá đơn giản, không quá phức tạp. Với những ai chưa biết cách tạo có thể tham khảo hướng dẫn của chúng tôi để thực hiện.

Cách đơn giản nhất để taho chữ ký Gmail
Cách đơn giản nhất để taho chữ ký Gmail

Tạo chữ ký gmail không cần sử dụng phần mềm hỗ trợ bao gồm 7 bước chính:

Bước 1: Đăng nhập Gmail, nhấn vào Cài đặt ở góc trên cùng bên phải màn hình.

Bước 2: Sau khi vào phần Cài đặt, chọn mục Cài đặt chung. Kéo xuống dưới, chúng ta thấy các tùy chọn trong phần Chữ ký. Bấm vào “sử dụng chữ ký” để xác nhận tạo chữ ký gmail.

Bước 3: Sau khi xác nhận việc tạo chữ ký, kéo xuống dưới, chúng ta sẽ thấy khung trắng hiện ra. Khung này để người dùng có thể tạo chữ ký theo ý muốn của mình. Trong khung này, người dùng cần xác nhận 11 yếu tố sau:

  • Nét chữ
  • Cỡ chữ
  • Định dạng văn bản
  • Văn bản màu
  • Liên kết liên kết chữ ký
  • Hình ảnh để chèn chữ ký
  • Căn chỉnh dòng
  • Danh sách
  • Căn chỉnh lề
  • Báo giá
  • Xóa định dạng văn bản

Bước 4: Thêm các thông tin bạn muốn xuất hiện trong chữ ký gmail: Facebook, số điện thoại liên hệ …

Bước 5: Chèn ảnh vào chữ ký gmail thông qua chèn URL ảnh. Sau khi chọn ảnh, bạn có thể điều chỉnh vị trí và kích thước của ảnh để đảm bảo tính thẩm mỹ tốt nhất

Bước 6: Thấy biểu tượng liên kết hiện ra, bấm vào liên kết, bạn chọn ảnh và chèn vào. Có thể đính kèm liên kết trang web với hình ảnh để chữ ký đẹp hơn.

Bước 7: Chọn Lưu / Lưu để hoàn tất quá trình tạo chữ ký gmail.

2. Cách tạo chữ ký gmail bằng phần mềm

Ngoài việc tạo chữ ký gmail theo cách thủ công, bạn có thể dựa vào phần mềm khác để thực hiện công việc này. Hiện tại có 3 phần mềm cơ bản bạn có thể sử dụng để tạo chữ ký gmail.

Sử dụng phần mềm http://Hubspot.com

  • Truy cập http://Hubspot.com và nhấp vào “Tạo chữ ký email miễn phí của bạn”
  • Nhấp vào “Thông tin của bạn” và điền thông tin cá nhân, trong đó, chèn liên kết mạng xã hội tại “Xã hội”, chọn định dạng chữ ký tại “Kiểu”
  • Chọn Tạo chữ ký để thiết lập chữ ký Gmail.
  • Điền đầy đủ vào Bước 2 và 3 rồi bấm vào Chọn Chữ ký là xong.
  • Khi có nhu cầu sử dụng, bạn dán chữ ký vừa tạo vào cuối gmail.
Phần mềm Hubspot tạo chữ ký Gmail miễn phí
Phần mềm Hubspot tạo chữ ký Gmail miễn phí

Sử dụng phần mềm HTLMSig

  • Truy cập phần mềm HTLMSig và nhấp vào Hoặc Thử Chữ ký Miễn phí
  • Nhấp vào “Thông tin của bạn” và điền thông tin cá nhân
  • Nhấp vào Tạo chữ ký để thiết lập chữ ký Gmail
  • Hoàn thành chữ ký và dán vào cuối gmail để sử dụng

Sử dụng phần mềm Newoldstamp

  • Truy cập phần mềm Newoldstamp và bấm Chi tiết chữ ký, điền thông tin cá nhân của bạn để bắt đầu tạo chữ ký
  • Điều chỉnh thiết kế chữ ký bằng cách nhấp vào Phông chữ và Màu sắc và Ảnh hoặc biểu trưng
  • Chọn cách hiển thị chữ ký Gmail trong phần Mẫu
  • Nhấp vào Lưu và cài đặt để hoàn tất quá trình tạo chữ ký Gmail của bạn
  • Chọn Sao chép và tiến hành lấy và sử dụng chữ ký

3. Cách tạo chữ ký gmail qua điện thoại

Tạo chữ ký gmail trên điện thoại cũng tương tự như tạo trên web mà không cần dùng phần mềm. Tiến hành như sau:

  • Đăng nhập vào ứng dụng gmail trên điện thoại của bạn
  • Nhấn vào biểu tượng 3 vạch ở góc trên cùng bên trái màn hình điện thoại
  • Nhấp vào Cài đặt
  • Chọn địa chỉ email bạn muốn đặt chữ ký, nhấp vào Chữ ký, chọn OK
  • Việc tạo chữ ký đã hoàn tất và sẵn sàng để sử dụng

III. Một số mẹo khi sử dụng chữ ký Gmail

Tạo chữ ký gmail giúp bạn nâng cao tính chuyên nghiệp khi gửi cho người khác. Tuy nhiên, bạn nên biết thêm một số thủ thuật khi sử dụng chữ ký gmail để sử dụng thuận tiện hơn. Dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ 3 thủ thuật cơ bản khi sử dụng chữ ký gmail. Xin vui lòng tham khảo!

1. Nên đồng bộ hóa chữ ký gmail trên các thiết bị

Hầu hết chúng ta đều đăng nhập bằng 1 gmail chính trên tất cả các thiết bị của mình, từ điện thoại, ipad cho đến máy tính. Do đó, việc đồng bộ hóa chữ ký gmail là vô cùng quan trọng và cần thiết. Nó giúp bạn nhất quán trong từng gmail gửi cho người khác, thể hiện sự nhất quán và chuyên nghiệp.

Nên đồng bộ hóa chữ ký gmail trong tất cả các thiết bị
Nên đồng bộ hóa chữ ký gmail trong tất cả các thiết bị

2. Cách chèn ảnh vào chữ ký gmail

Việc chèn hình ảnh vào chữ ký gmail giúp chữ ký của chúng ta trông đẹp hơn, thẩm mỹ hơn. Đồng thời, điều này cũng giúp người nhận cảm thấy thích thú và tăng sự chú ý đến gmail bạn gửi.

Chèn ảnh vào gmail chữ ký hiện nay được rất nhiều người sử dụng chủ yếu với các mục đích như gửi gmail xin việc, gửi thư mời khách hàng …

Các phương pháp nâng cao về cách tạo chữ ký Gmail chuyên nghiệp
Các phương pháp nâng cao về cách tạo chữ ký Gmail chuyên nghiệp

Có 4 bước để chèn ảnh vào chữ ký gmail:

  • Truy cập tài khoản gmail của bạn
  • Chọn mục Cài đặt ở góc trên cùng bên phải màn hình
  • Chọn Chữ ký trong Cài đặt, sau đó bấm Không có Chữ ký, chọn Ảnh. Chúng ta có thể tùy ý chọn ảnh có sẵn trong thư viện của gmail, hoặc tải ảnh mình thích lên từ thiết bị của mình.
  • Sau khi đã chọn ảnh xong bạn bấm vào Chọn để bắt đầu chèn ảnh

Chèn logo vào chữ ký gmail giúp người nhận nắm bắt thông tin về người gửi, đơn vị, doanh nghiệp gửi gmail chi tiết và kỹ lưỡng hơn. Ngoài ra, chữ ký có in logo cũng góp phần khẳng định uy tín và sự chuyên nghiệp của người gửi và người gửi bưu phẩm.

Chèn logo vào gmail cũng thực hiện tương tự như chèn ảnh vào gmail. Quy trình thực hiện gồm 6 bước như sau:

  • Truy cập tài khoản gmail của bạn
  • Chọn mục Cài đặt ở góc trên cùng bên phải màn hình
  • Chọn tab Chung trong phần Cài đặt, sau đó bấm vào Không thêm chữ ký như hình, sau đó chọn thêm hình ảnh. Các hình ảnh được chọn ở đây là hình ảnh logo bạn muốn chèn.
  • Sau khi chọn xong logo, bạn bấm vào đồng ý để bắt đầu chèn logo vào chữ ký
  • Bấm vào hình logo, điều chỉnh kích thước và vị trí của logo, và khai báo thêm thông tin cá nhân đính kèm
  • Chọn Lưu để hoàn tất quá trình chèn logo.

IV. Những lưu ý để tạo chữ ký gmail ấn tượng

Tạo chữ ký gmail không quá khó. Nó sẽ giúp người gửi ghi được nhiều điểm cộng hơn trong mắt đối tác và thầy cô. Tuy nhiên, để tạo ra một mẫu thiết kế chữ ký gmail ấn tượng cũng không hề đơn giản. Bạn cần nắm rõ các nguyên tắc, lưu ý để mẫu chữ ký của mình đẹp và thu hút hơn. Dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn 3 lưu ý quan trọng nhất khi tạo chữ ký gmail để tạo ấn tượng tốt. Mời các bạn cùng tham khảo!

1. Ưu tiên chọn sử dụng những gam màu đơn giản, không sặc sỡ

Màu sắc là yếu tố có tác động rất lớn đến thị giác của người xem. Khi thiết kế chữ ký gmail, bạn nên lựa chọn màu sắc một cách thông minh để lấy được thiện cảm của người nhận và không gây khó chịu cho họ.

Màu sắc được khuyến khích khi thiết kế chữ ký gmail là những màu đơn giản, không quá lòe loẹt, chói mắt. Màu sắc nhẹ nhàng, tông màu trung tính sẽ là lựa chọn thông minh khi tạo chữ ký gmail. Đồng thời, bạn có thể tạo thêm điểm nhấn cho chữ ký của mình bằng cách sử dụng kiểu chữ Highlight, đổ bóng …

Ưu tiên màu sắc đơn giản, không quá sặc sỡ
Ưu tiên màu sắc đơn giản, không quá sặc sỡ

Tuy nhiên, bạn không nên sử dụng những màu quá nhạt, quá mờ nhạt. Nó sẽ làm cho chữ ký bạn tạo ra không phô trương và kém hấp dẫn. Do đó, hiệu suất truyền động cũng giảm đi đáng kể.

2. Tạo phím tiện ích Kêu gọi hành động

Tạo một phím tiện ích Call To Action sẽ sớm nhắc nhở người nhận phản hồi. Chìa khóa này sẽ cho người đối diện thấy sự chuyên nghiệp và chân thành chờ đợi phản hồi của bạn từ họ. Do đó, nó sẽ giúp bạn có được thiện cảm hơn từ những người nhận gmail.

Khi tạo khóa tiện ích Call To Action, bạn nên sử dụng những thiết kế nhẹ nhàng để thể hiện sự nhã nhặn và chân thành.

3. Thiết kế mẫu chữ ký dễ đọc, dễ nhìn, có thể gây ấn tượng qua điện thoại

Con người trong cuộc sống ngày nay luôn bận rộn nên nhu cầu sử dụng các thiết bị thông minh mang tính tiện lợi cao, đặc biệt là điện thoại di động. Hầu hết họ kiểm tra ghi chú công việc của mình, mọi thứ chủ yếu qua điện thoại. Nhận và đọc gmail cũng không ngoại lệ. Vì vậy, bạn nên thiết kế một mẫu chữ ký đẹp nhưng đảm bảo dễ đọc, dễ nhìn qua điện thoại.

Thiết kế mẫu chữ ký Gmail dễ đọc và dễ nhìn
Thiết kế mẫu chữ ký Gmail dễ đọc và dễ nhìn

Khi thiết kế chữ ký, người nhận thường được xem bằng thiết bị di động nên kích thước chữ ký phải đủ lớn, màu sắc dễ nhìn, không phản cảm.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về cách tạo chữ ký gmail và tất cả các vấn đề liên quan. Hi vọng những bài viết của chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích giúp bạn thực hiện công việc của mình một cách suôn sẻ hơn.