5S là gì? Những thông tin cần biết về mô hình 5S

Print Friendly, PDF & Email

5S là gì? Mô hình này có tốt không? 5S nên được áp dụng như thế nào? Đây đều là những câu hỏi thường gặp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp. Vậy thực tế, mô hình này là gì? Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin chi tiết và rõ ràng hơn về mô hình 5S là gì cũng như tất tần tật những vấn đề liên quan đến mô hình này. Xin vui lòng tham khảo!

I. 5s là gì? Tìm hiểu chung về mô hình 5s

5S là một phương pháp quản lý, là một khái niệm quen thuộc được nhiều công ty, doanh nghiệp sử dụng. Mô hình 5S mang lại rất nhiều lợi ích. Vậy thực chất 5s là gì?

1. Khái niệm tiêu chuẩn 5S là gì?

5S là gì? Theo phân tích, tiêu chuẩn 5S là hệ thống gồm 5 nguyên tắc, được sử dụng trong các môi trường và tổ chức làm việc nhằm tăng hiệu quả và hiệu suất công việc. Nguyên tắc này là tiền đề và tạo cơ sở cho các hệ thống sản xuất và quản lý, đặc biệt là quản lý kho.

Khái niệm về mô hình 5s
Khái niệm về mô hình 5s

Tiêu chuẩn 5S bao gồm 5 yếu tố: Sàng lọc (Seri), sắp xếp (Seiton), sạch sẽ (Seiso), quan tâm (Seiketsu) và sẵn sàng (Shitsuke).

2. Nguồn gốc của mô hình

Mô hình hoặc tiêu chuẩn 5S có xuất xứ từ Nhật Bản. 5S dựa trên hệ thống 5 nguyên tắc, trong đó S là chữ cái đầu tiên của các cụm từ: Sàng lọc (Seri), sắp xếp (Seiton), sạch sẽ (Seiso), quan tâm (Seiketsu) và sẵn sàng. (Shitsuke).

Nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu đang sử dụng mô hình này để đạt được mục tiêu kinh doanh và quản lý hoạt động kinh doanh của họ một cách tốt nhất. 5S đã từng bước phát triển thành một mô hình phổ biến, đẳng cấp và hiệu quả trên thế giới.

3. Mục tiêu của mô hình 5S?

Doanh nghiệp áp dụng mô hình 5S là chủ yếu để đạt được các kế hoạch đề ra. Vậy, mục tiêu của 5S là gì?

Mô hình 5S bao gồm 4 mục tiêu chính và cơ bản nhất như sau:

  • Tạo sự gắn bó, đoàn kết giữa người lao động trong công ty và doanh nghiệp
  • Góp phần tạo nên ý chí cầu tiến của toàn thể nhân viên
  • Giúp lãnh đạo, giám đốc công ty phát huy tối đa vai trò và hiệu quả của công tác quản lý.
  • Tạo tiền đề để đưa các yếu tố kỹ thuật tiên tiến vào công ty.
Mục tiêu của mô hình 5s
Mục tiêu của mô hình 5s

4. 3D 5S là gì?

Nhiều người đã biết mô hình 5S là gì, nhưng vẫn còn rất ít người hiểu rõ về mô hình 3D 5S. 3D 5S là gì? Về bản chất, đây cũng là mô hình phục vụ công tác quản lý của chủ doanh nghiệp, thường được áp dụng trong giai đoạn đầu.

5S bao gồm các yếu tố được đề cập ở trên, trong khi 3D bao gồm: Chỉ đạo, Thảo luận và Ủy quyền.

Việc kết hợp mô hình 3D 5S giúp lãnh đạo doanh nghiệp xác định rõ những vấn đề mình cần làm: định hướng và hướng dẫn nhân viên, phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng người … Những điều này sẽ giúp doanh nghiệp dần đi vào khuôn khổ, có quy trình chuyên nghiệp và thúc đẩy công việc hiệu quả hơn.

4. Đối tượng có thể áp dụng mô hình 5S

Mô hình 5S là gì? Ai có thể sử dụng nó? Câu trả lời là hầu hết tất cả các doanh nghiệp hay công ty trong mọi lĩnh vực đều có thể sử dụng mô hình 5S. Doanh nghiệp gặp phải các vấn đề sau nên áp dụng ngay và luôn mô hình 5S để cải thiện tình hình:

Chủ đề của mô hình 5s là gì?
Chủ đề của mô hình 5s là gì?
  • Công việc lộn xộn, quá nhiều, không ngăn nắp, khoa học
  • Hiệu suất thấp, mất nhiều thời gian hơn quy định để hoàn thành công việc

II. Nội dung của mô hình 5S là gì?

Mô hình 5S bao gồm 5 yếu tố chính. Nội dung của mỗi phần tử như sau:

Mô hình nội dung 5s
Mô hình nội dung 5s

1. Sàng lọc (Dòng)

Yếu tố này có nghĩa là doanh nghiệp nên kiểm tra và lọc bỏ tất cả những yếu tố thừa và không cần thiết. Quy trình thực hiện yếu tố này gồm 3 bước:

Bước 1: Quan sát và đưa ra nhận định

  • Quan sát không gian làm việc của riêng bạn và những người khác
  • Sàng lọc và xác định những thứ không quan trọng có thể bị loại bỏ
  • Bỏ mọi thứ bạn tìm thấy ở trên

Bước 2: Đánh dấu các mục không chắc chắn về mức độ không cần thiết

Nếu có một mục mà bạn không thể xác nhận chắc chắn rằng nó không cần thiết, hãy để nó một mình và đánh dấu nó. Cho phép một thời gian để thực hiện kiểm tra lại.

Sàng lọc (loạt bài)
Sàng lọc (loạt bài)

Bước 3: Thực hiện kiểm tra lại

Cho một khoảng thời gian nhất định để kiểm tra lại mức độ cần thiết của các mục bạn đã đánh dấu ở bước 2. Nếu thực sự không được ai yêu cầu, bạn có thể loại bỏ nó.

2. Sắp xếp (Seiton)

Sắp xếp có nghĩa là giữ tất cả các đồ đạc ở đúng vị trí và thuận tiện cho việc sử dụng. Quá trình phân loại bao gồm 4 bước chính như sau:

Bước 1: Xác định đối tượng sử dụng và vị trí thích hợp cho từng đối tượng

Sau khi trải qua quá trình sàng lọc trên, những thứ thừa và không cần thiết đã được loại bỏ. Do đó, tại không gian làm việc của bạn chỉ để lại những vật dụng cần thiết. Bạn cần xác định rõ ràng từng mặt hàng và những vị trí thích hợp nhất cho từng mặt hàng.

Sắp xếp (Seiton)
Sắp xếp (Seiton)

Bước 2: Tham khảo ý kiến ​​của người khác để có sự sắp xếp hợp lý nhất. Tùy thuộc vào mức độ thường xuyên sử dụng món đồ, bạn sẽ quyết định đặt gần hay xa vị trí của mình.

Bước 3: Sau khi sắp xếp đồ vật vào đúng vị trí, thông báo và ghi chú lại để mọi người cùng biết và dễ sử dụng

Bước 4: Đối với những vật dụng quan trọng và cần thiết, đặc biệt cần thiết trong trường hợp khẩn cấp, nên để nơi dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng.

3. Sạch sẽ (Seiso)

Yếu tố thứ ba trong mô hình 5S là sự sạch sẽ. Nếu không gian làm việc sạch sẽ, sức khỏe của nhân viên có thể được đảm bảo. Yếu tố này đòi hỏi chúng ta phải thường xuyên dọn dẹp, vệ sinh văn phòng, công ty. Yếu tố này cần được duy trì thường xuyên và liên tục, xuyên suốt trong toàn bộ quá trình và thời gian trong công ty.

Sạch sẽ (Seiso)
Sạch sẽ (Seiso)

Một số lưu ý để đảm bảo sạch sẽ nơi làm việc:

  • Vệ sinh thường xuyên, hàng ngày, không cần đợi đến khi bẩn mới lau.
  • Giữ gìn vệ sinh chung ở vị trí ngồi của bạn và của những người xung quanh
  • Không vứt rác bừa bãi, đặc biệt không thực hiện các hành vi gây mất vệ sinh, có nguy cơ gây dịch bệnh và ảnh hưởng đến môi trường chung và những người bên cạnh.
  • Nên dành ít thời gian dọn dẹp hàng ngày, luôn có lịch dọn vệ sinh công ty định kỳ theo tuần, theo tháng…

4. Chăm sóc (Seiketsu)

Sau khi đã hoàn thành yếu tố thứ ba về sự sạch sẽ, bạn cần duy trì điều này để đảm bảo một môi trường công cộng trong lành, mọi lúc, mọi nơi. Đây là yếu tố thứ tư trong mô hình 5S: chăm sóc.

Chăm sóc sẽ giúp không gian xung quanh bạn trong lành hơn mọi lúc, không chỉ trong lúc bạn dọn dẹp xong. Khi thực hiện và áp dụng yếu tố này, bạn nên có một kế hoạch rõ ràng, cụ thể, chi tiết như sau:

  • Xây dựng lịch trình chi tiết để làm sạch và duy trì sự sạch sẽ đó sau mỗi lần vệ sinh. Lịch vệ sinh áp dụng cho mọi người trong công ty
  • Xây dựng và đề xuất các hoạt động cạnh tranh giữa các bộ phận khác nhau trong công ty về vấn đề giữ gìn vệ sinh chung trong công ty. Giải thưởng và khuyến khích có thể được sử dụng để khuyến khích nhân viên tham gia nhiệt tình và thực hiện tốt.

5. Sẵn sàng (Shitsuke)

Yếu tố cuối cùng trong mô hình 5S là sự sẵn sàng. Để không uổng công sức mà chúng ta đã bỏ ra cho 4 yếu tố trên, bạn nên thực hiện tốt điều thứ 5. Mô hình này thành công khi mọi người đều có ý thức và tự giác khi tham gia thực hiện.

Sẵn sàng (Shitsuke)
Sẵn sàng (Shitsuke)

Một số điều cần lưu ý để tăng sự sẵn sàng của tất cả:

  • Hãy biến mô hình này thành thói quen của tất cả nhân viên bằng cách cho phép mọi người thường xuyên thực hiện mô hình 5S.
  • Tạo ra những lợi ích rõ ràng khi áp dụng 5S để mọi người nhận thấy vai trò to lớn và tầm quan trọng của mô hình.
  • Yêu thích môi trường chung, không gian làm việc chung.
  • Phân công vai trò, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng của từng người khi thực hiện mô hình 5S, đặc biệt lựa chọn cẩn thận những người có uy tín để đóng vai trò giám sát, kiểm tra quá trình và kết quả thực hiện.

III. Quy trình áp dụng mô hình 5S?

Quy trình áp dụng mô hình 5S cho doanh nghiệp bao gồm 6 bước chính:

  • Xem xét, đưa ra đánh giá về tình hình thực tế của doanh nghiệp
  • Quảng bá mô hình 5S tới mọi người
  • Thực hiện quy trình làm sạch
  • Bắt đầu triển khai sàng lọc (phần tử đầu tiên trong mô hình)
  • Triển khai 4 phần tử còn lại tương ứng
  • Kiểm tra chất lượng và đưa ra đánh giá

IV. Lợi ích, ý nghĩa của 5s là gì?

Mô hình 5S mang lại rất nhiều lợi ích và ý nghĩa cho doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng 5S vào quản lý.

Mô hình 5s có ​​ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp

  • Đảm bảo sức khỏe của mọi người trong công ty ở mức tốt nhất, giúp không gian làm việc gọn gàng, khoa học, đảm bảo vệ sinh, an toàn
  • Rút ngắn thời gian làm việc
  • Kích thích sự nhiệt tình, tinh thần phấn chấn khi làm việc, thúc đẩy phát triển các ý tưởng sáng tạo
  • Tăng hiệu quả công việc và năng suất, hoàn thành công việc đúng lúc
  • Cải thiện cuộc sống cho mọi người trong doanh nghiệp
  • Giảm gánh nặng chi phí và tiền bạc

V. 4 yếu tố cơ bản để thực hiện thành công mô hình 5S?

1. 4 yếu tố cơ bản để thực hiện thành công mô hình 5S?

Để áp dụng thành công bất kỳ mô hình nào, chúng ta cũng nên dựa trên những yếu tố và nguyên tắc nhất định.

Dưới đây là 4 yếu tố cơ bản nhất để thực hiện thành công 5S:

  • Sự cam kết, tài trợ, hỗ trợ của lãnh đạo doanh nghiệp: Được sự đồng ý và ủng hộ của lãnh đạo doanh nghiệp, bạn có thể áp dụng mô hình 5S một cách tốt nhất và hiệu quả nhất. Ban lãnh đạo sẽ đóng vai trò cung cấp nguồn lực tài chính, nhân lực, thời gian và hướng dẫn thực hiện mô hình.
  • Thực hiện quy trình đào tạo cho toàn bộ nhân viên: Thực hiện tốt quy trình đào tạo cho tất cả nhân viên sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức hơn trong tương lai. Sau khi trải qua quá trình đào tạo, mỗi bộ phận và cá nhân sẽ tự nhận thức và có những đóng góp hữu ích nhất cho sự phát triển của doanh nghiệp.
  • Sự tham gia tự nguyện của người lao động. Nếu bạn khuyến khích và kích thích mọi người thành công thì việc áp dụng mô hình 5S sẽ thành công hơn. Khi được mọi người quan tâm tham gia, bạn sẽ có thêm nhiều ý tưởng sáng tạo, đồng thời tăng sự gắn bó giữa các nhân viên.
  • Việc lặp lại cải tiến mô hình 5S qua từng giai đoạn. Bao gồm bảo trì, lặp lại và tinh chỉnh mô hình không bao giờ là thừa. Khi bạn áp dụng mô hình 5S vào doanh nghiệp của mình, những yếu tố này sẽ góp phần mang lại hiệu quả rất cao trong việc quản lý doanh nghiệp.

2. Mẹo để thực hiện tốt mô hình 5S

  • Tận dụng nguồn nhân lực tốt nhất có thể, đưa ra những sáng kiến ​​hay và khả thi
  • Không ngừng tìm kiếm, phát hiện những điểm chưa hoàn hảo, thiếu an toàn để sửa đổi
  • Giảm thiểu các yếu tố không cần thiết để tránh lãng phí
  • Đảm bảo các tiêu chuẩn trong các lĩnh vực chung của doanh nghiệp
  • Luôn tìm cách đào tạo và chỉ ra sự cần thiết của mô hình 5S. Điều này nhằm thay đổi nhận thức của nhân viên
  • Kiểm soát doanh nghiệp phải chặt chẽ

Trên đây là bài viết của chúng tôi. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ mang lại những kiến ​​thức bổ ích cho bạn. Hãy tham khảo bài viết và áp dụng mô hình 5S hiệu quả nhất.